مجلة رقمية دورية تصدر عن الفهرس العربي الموحد
التجربة العُمانية
تأسست هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية بمقتضى المرسوم السلطاني رقم 60/2007 م، حيث أسندت إليها العديد من الاختصاصات ومن ضمنها البند المعني بإتاحة الوثائق للمستفيدين، كما أن رؤية الهيئة الواضحة التي تتمثل في إرساء نظام وثائقي مبني على أسس علمية يسهم في تنظيم إدارة الوثائق بالجهات الحكومية، ويعمل على تطوير مجال الوثائق والنهوض به، والعمل على حسن استغلال وتشجيع البحث العلمي والإبداع الفكري والفني، تؤكد على أهمية إتاحة المواد الأرشيفية .
وسنحاول في هذا العرض المختصر الحديث عن: إتاحة المواد الأرشيفية في هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية؛ من خلال التطرق إلى منظومة إدارة المحفوظات، وتحديداً البحث بواسطة محرك البحث في المحفوظات، فضلاً عن تناول القوانين، والقواعد والإجراءات المتبعة لإتاحتها.
أولاً: ماذا يقصد بالوثائق في قانون الوثائق والمحفوظات الوطنية بسلطنة عمان؟
عُرفت الوثائق بأنها “كل وثيقة ينشئها أو يتحصل عليها من خلال ممارسة مهامه كل شخص طبيعي أو اعتباري سواء كان عاما أو خاصا أيا كان تاريخ هذه الوثائق وشكلها ووعاؤها، و تتضمن معلومات يتم التوصل إليها بصفة مباشرة أو غير مباشرة مثل الرسائل والخرائط والصور والشرائط الممغنطة والأفلام والأقراص الضوئية وغيرها الوثائق مفردة أو مجمعة في ملف”.
وبرجوعنا إلى التعريف الوارد فإننا نلحظ بأن الوثائق التي يمكن إتاحتها، تتمثل في الرسائل والخرائط والصور والشرائط الممغنطة والأفلام والأقراص الضوئية وغيرها من الوثائق سواء كانت مفردة أو مجمعة في ملف، وهو ما يمكن ملاحظته أثناء الدخول لموقع الهيئة، بحيث تكون إتاحتها إلكترونياً، أوعلى هيئتها الأصلية، وهي منظمة بطريقة صحيحة، وبتوصيفٍ وفق المواصفة الدولية Isad(g).
ثانياً: التوثيق… تأسيس الهيئة (الفكرة والتأسيس)
لم يكن موضوع التوثيق حديث العهد؛ بل لجأ إليه الإنسان قديماً لتدوين الأمور الحياتية المتعلقة به، وما الآثار الموزعة في بقاع مختلفة من دول العالم إلا دليل على ذلك، والشكل الوارد أدناه يوضح التطور الذي حصل للتوثيق بدءً من النقش والكتابة على الحجر وصولاً إلى استخدام تقنيات عالية التطور والدقة، وفي حالة هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية فقد جاء اهتمام الدولة لإنشاء أرشيف وطني، ولأجله أنشأت لجنة عليا بموجب القرار الوزاري في جلسته رقم 24/98، وتألفت هذه اللجنة من عدد من الوزراء، قاموا بزيارة عدد من الأرشيفات في بعض الدول الأوروبية، ونتج عن تلك اللجنة إنشاء الجهاز الفني للأرشيف الوطني بموجب قرار مجلس الوزراء في جلسته رقم 18/2003م، بتاريخ 4 نوفمبر 2003م، تحت إشراف صاحب السمو السيد هيثم بن طارق وزير التراث والثقافة، حيث ألغيت اللجنة العليا ، فتوالت الأعمال حول تأسيس أرشيف وطني للدولة، وأسند إليه متابعة ما يقوم به بيت الخبرة المكلف بإعداد دراسة حول إنشاء الأرشيف الوطني بالتنسيق مع الجهات المعنية ، وقد قام هذا الجهاز الذي أطلق عليه اسم ” المكتب الفني للأرشيف الوطني” بالأعمال المسندة إليه، وتشكلت بعده لجنة لإعداد مشروع قانون الأرشيف الوطني ولوائحه التنفيذية بموجب قرار مجلس الوزراء في جلسته رقم 9/2005،بتاريخ 19 أبريل 2005م، ورفعت تصورها حول المشروع، حتى صدور المرسوم السلطاني رقم 60/2007 بإصدار قانون الوثائق والمحفوظات- بدل مسمى الأرشيف الوطني – ، وبمقتضاه أنشأت هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية.
ثالثاً: النصوص القانونية المتعلقة بالاطلاع على المحفوظات
يجوز للجهة المعنية التي قامت بترحيل محفوظاتها إلى الهيئة الاطلاع عليها أو استرجاعها مؤقتا كلما اقتضى الأمر ذلك وفقا للإجراءات التي تحددها اللائحة.
رابعاً: قواعد وإجراءات الاطلاع على المحفوظات بهيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية
خامساً: دائرة الاطلاع على الوثائق … نافذة المستفيد
تعد دائرة الاطلاع على الوثائق أحد التقسيمات التابعة للمديرية العامة للبحث وتداول الوثائق وتتكون من ثلاثة أقسام وهي : قسم خدمات المستفيدين، وقسم المعلومات الوثائقية، والمكتبة، وتتولى الدائرة أمر الإشراف على إتاحة الوثائق وفق القواعد والإجراءات المتبعة، وذلك من خلال محرك البحث في المحفوظات ضمن منظومة إلكترونية شاملة تعرف بمنظومة إدارة المحفوظات
سادساً: منظومة إدارة المحفوظات (Scope Archive)
منظومة الكترونية تقوم بإدارة الوثائق التي تم انتقائها للحفظ الدائم مهما كان شكلها ووعائها بحيث يسهل البحث عنها واسترجاعها من قبل الباحثين والدارسين، وفي هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية يمكن للمستفيد إجراء عملية البحث عن الوثائق المتعلقة بموضوع بحثه، واختيار ما يناسبه من نسخ ورقية أو اليكترونية، كما يمكنه التعرف على الموضوعات التي تناسبه من خلال الدخول إلى موقع الهيئة، والبحث بواسطة محرك البحث في المحفوظات، باستخدام طرائق البحث الأربع، ومن ضمن تلك الطرائق أرشيف خطة البحث، حيث تيسر هذه الطريقة للمستفيد التعرف على التسلسل الزمني للأسر الحاكمة في عمان، وبداخل كل ملف يوجد عدد من الملفات الفرعية، وهي بحد ذاته معين للمستفيد في الوصول إلى موضوعات قد تكون غائبة عن ذهنه، والصور المرفقة توضع بعض الخطوات.
ومما يجدر ذكره، بأنه لا يمكن للمستفيد الاطلاع على الوثائق التي تناسب موضوع بحثه إلا من خلال الأجهزة المتوفرة في قاعة الاطلاع بدائرة الاطلاع على الوثائق بمبنى الهيئة، حيث أن الأمر يتطلب إنهاء إجراءات التسجيل، سواء كان ذلك عبر موقع الهيئة أو عند الحضور الشخصي للدائرة، ومن ثم ستصدر له بطاقة مستفيد تخوله الدخول لقاعة الاطلاع والمكتبة، ويمكنه الاستفادة من الخدمات المقدمة مقابل رسم مالي محدد، وحسب المواد التي يطلبها.
كما تيسر هذه المنظومة للمستفيد الانتهاء من كافة الإجراءات المتعلقة بطلبه، بدءً من تسجيله وانتهاء بحصوله على النسخ التي يحتاجها، كما تمكنه هذه المنظومة عبر محرك البحث في المحفوظات من القيام بعملية حجز الملفات الورقية التي يرغب في الاطلاع عليها وتحديد اليوم والساعة التي يرغب في أن تكون موفرة له.
